Alle communicatie in een systeem met als doel in control
Een DMS en WMS systeem geïntegreerd voor optimaal beheer en controle over al uw documenten.
Promis geeft organisaties inzicht in procesgang en zorgt voor flexibiliteit om doelgericht te kunnen anticiperen op veranderingen.
Branches bedrijfsprocessen volledig geintegreerd in Promis:
- CRM / Sales
- EQMS & DMS
- Automotive & Brand Varia
- Herstel en reiniging
- Verhuur
CRM Sales
Ondersteuning in klantcontact met persoonlijk geoptimaliseerde processen
Dossierbeheer
Alle informatie vanuit één dashboard inzichtelijk.
Workflow management
Het coördineren, ondersteunen en monitoren van alle bedrijfsprocessen.
Document management
Streng beveiligde, doorzoekbare digitalisering en archivereng van documenten.
Facturering
Automatisch factureren op basis van ingevoerde klantgebonden variabelen.
Door de volledige integratie van Email krijgt Email verkeer structuur.
Management informatie
Dashboards geven actuele management- en stuurinformatie.
Connect
DMV mappingsysteem wordt alle informatie eenduidig verwerkt.
Dynamic Forms
Het zelf kunnen creëren van digitale formulieren geïntegreerd in het proces.
Mobiele app
Onze mobiele app voor zowel de klanten alsook de medewerkers.
Voor diverse branches en doelgroepen zijn mobiele applicaties beschikbaar
CRM
De promis CRM mogelijkheden zijn zo ontworpen bedrijven te helpen bij het beheren van hun klantinteracties, het optimaliseren van verkoopprocessen en het verbeteren van klantenservice. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:
Gebruiksvriendelijk en snel. Voor zowel de medewerkers als ook het beschikbare klantportaal.
Allerlei klantgegevens kunnen centraal worden opgeslagen, zoals contracten, offertes maar ook geldende procedures rondom ISO of klachtenprocedures.
Ondersteuning verkoop en marketing. Lopende offertes kunnen perfect worden gevolgd. Offertes maken geschiedt op basis van document sjablonen. Netwerken van bedrijven kunnen naar eigen wens worden ingericht. Hierop kunnen ook mailingen worden voorbereid en eventueel uitgevoerd worden.
Ontsluiting van al deze gegevens naar BI tools zorgen voor goede management informatie en analyse mogelijkheden.
De mobiele App geeft de medewerkers de mogelijkheid onderweg toegang tot klantgegevens te hebben en ook direct gegevens vast te leggen, b.v. gespreksverslagen.
Aanpassingen kunnen door de beheermodule snel en adequaat uitgevoerd worden. Op deze manier is men flexibel en kan worden ingespeeld op een flexibele markt.
Dossierbeheer
De Promis software biedt een bijzonder uitgebreide dossier(beheer)module. Hiermee zorgen we ervoor dat op een uiterst effectieve en efficiënte wijze alle informatie betreffende één specifiek voorval (b.v. een project) binnen één digitaal dossier wordt vastgelegd. Dit betreffen één of meerdere actoren, alle in- en uitgaande documenten, e-mails, activiteiten en alle eventuele financiële acties (facturen, inkopen, etc..).
Op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier is alle informatie van een individueel dossier toegankelijk en te bewerken.
Email integratie zorgt voor gemak en structuur. Alles is snel vind- en deelbaar.
Alle Documenten zijn eenvoudig vindbaar. Met de kijkfunctie is inhoud snel beschikbaar.
Ieder dossier kent zijn eigen workflow. Zo kan taakbeheer en planning adequaat worden uitgevoerd.
Ieder dossier kent zijn eigen financiële afwikkeling. Uren, inkopen en additionele kosten zijn per klant en dossier instelbaar. Zo wordt de perfecte factuur gemaakt.
Workflow Management
Onze overtuiging is dat u als ondernemer alle relevante werkstromen (activiteiten) binnen uw organisatie zo eenvoudig mogelijk wilt ondersteunen en kunnen managen. Kortom: het Promis workflow managementsysteem dient er voor zorg te dragen dat alle informatie op de juiste wijze van de ene afdeling/persoon naar de andere afdeling/persoon komt en dat binnen gestelde termijnen.
Ons workflow management systeem zorgt voor efficiënter werken omdat alles wat noodzakelijk is met elkaar is geïntegreerd. Daarbij wordt rekening gehouden met KPI afspraken met de klant.
DMS (documentenbeheer)
Ons Document Management Systeem (DMS) zorgt er voor dat organisaties elektronische documenten kunnen creëren, opslaan, beheren, delen en terugvinden. Het biedt functionaliteiten zoals documentopslag en versiebeheer. Documenten kunnen worden voorzien van tags en versiebeheer. Documenten kunnen efficiënt worden georganiseerd en het zoeken eenvoudig gemaakt. De documenten staan in de Cloud opgeslagen en behoeven niet meer lokaal te staan. Door een simpele integratie met o.a. office 365 kunnen documenten bewerkt en gedeeld worden.
Vanuit de bibliotheek kunnen een of meerdere documenten direct worden gemaild. Ook het samenvoegen van meerdere documenten naar een PDF is eenvoudig.
Op ieder document kan een eigen workflow worden ingericht. Zo kunnen procesdocumenten van start tot approved worden opgevolgd.
Facturering
Promis kent een uitgebreide financiële module. Doel hiervan is dat alle handelingen binnen uw organisatie direct vertaald worden naar facturen. Ook het automatisch kunnen aanmaken van de te verwachten inkoopfacturen maakt onderdeel uit van onze module. Hierdoor verkrijgt u niet alleen een perfect inzicht in uw omzet maar ook de te verwachten en gerealiseerde inkopen (kunnen) worden geregistreerd. Een goed (netto) rendementsoverrzicht naar personen, diensten en klanten wordt hierdoor inzichtelijk gemaakt.
Facturen kunnen zowel direct als ook batchmatig verwerkt worden. Ook directe verkopen en de verschillende betalingsvormen hiervan (contant, pin, creditkaart, etc.) kunnen worden verwerkt.
Journaalposten kunnen worden geëxporteerd naar de bekende financiële systemen.
Ontvangen betalingen kunnen vervolgens worden ingelezen in Promis waarna ontvangen (deel) betalingen op dossier- of klantniveau worden geregistreerd. Hierdoor kan bij verkoop direct op openstaand saldo worden gecontroleerd.
Promis kent daarbij een uitgebreid prijsafspraken model. Zo kunnen de meest uiteenlopende financiële klantafspraken worden vastgelegd op basis van ingangsdatum.
Alle zaken rondom mailen zijn geïntegreerd in Promis. Op deze manier wordt een e-mail onderdeel van de deelbare informatie. Het gaat hierbij zowel om de binnenkomende alsook de uitgaande mail. De mail die (automatisch) wordt ingelezen in Promis wordt, indien mogelijk, automatisch gekoppeld aan het betreffende dossier. Het versturen van de mail wordt direct vanuit een dossier gedaan. Op deze wijze is er altijd controle en zicht op het complete mailverkeer.
Management Informatie
Zo goed als alle informatie is gestructureerd. Ingericht door middel van tabellen. Gekoppeld aan relaties, dossiers, workflow en o.a. financieel. Deze informatie kan op verschillende manieren beschikbaar worden gesteld. Dit kan d.m.v. datasets of d.m.v. een data warehouse. Met tools, zoals Power BI, of report manager kan data in allerlei verschillende vormen beschikbaar worden gesteld. In het data warehouse kan, door gebruik te maken van XPI, data uit andere applicaties eenvoudig worden gecombineerd met de data uit Promis.
Promis Connect
Inmiddels hebben wij een jarenlange ervaring opgebouwd met het kunnen koppelen van allerlei verschillende externe systemen. Van (schade) calculatiesystemen, HR-systemen, financiële systemen, personeelsinformatiesystemen, meetinstrumenten, etc.
Door deze ervaring hebben wij een tool ontwikkeld waardoor het maken van (nieuwe) connectoren relatief snel en eenvoudig gemaakt kunnen worden. Het beheer van de connecties bijzonder belangrijk. Een uitgekiend mapping systeem zorgt ervoor dat data op een integere wijze in uw systeem verwerkt wordt.
Dynamic Forms
Rapportages, gespreksverslagen, enquêtes en nog veel meer zien we vaak terug als word- of Excel documenten. Met de Dynamic Forms tool van Promis kunnen intelligente formulieren worden gemaakt. De vragen en antwoorden hiervan kunnen opgenomen worden in datasets en dienen eveneens als bookmark voor de opmaak van Word- of Pdf documenten. Er kan met tabellen en calculatiemogelijkheden worden gewerkt en als zodanig worden ingezet als rapportage formulier voor de meest uiteen lopende zaken. Bovendien kunnen de formulieren onderdeel uitmaken van het Work Flow management systeem en hierdoor aan de gebruiker automatisch worden voorgesteld.
Mobiele app
Klanten op een gemakkelijke manier toegang geven tot specifieke informatie kan door middel van het mobiele platform. Deze is beschikbaar op PC Tablet en Mobiele telefoon. Op een slimme manier kan deze flexibel worden ingericht. Notificaties, facturen en het uitwisselen van informatie en vragen zijn maar een paar voorbeelden van de mogelijkheden.
Hetzelfde platform wordt ingezet als medewerkers app. Door zijn flexibele inrichtingsmogelijkheden kan hij worden ingezet als verlengstuk van de CRM binnendienst maar ook in het proces van digitale werkbonnen en urenboeken. Wordt er gewerkt op de mobiele telefoon of tablet kan direct de camara worden gebruikt voor het maken van foto’s. alle informatie verwerkt in de app worden direct verwerkt in de database. Op dezemanier is iedere medewerker op de hoogte van de laatste stand van zaken.
