Van twee vestigingen naar een schaalbare groothandelsorganisatie: hoe FOOX en Magic Software al ruim twintig jaar samen blijven ontwikkelen

Toen FOOX aan het begin van deze eeuw op zoek ging naar een nieuw softwaresysteem, werkte de organisatie nog met een UNIX-gebaseerde applicatie. Verschillende aanvullende functionaliteiten waren buiten het bestaande pakket ontwikkeld en aanpassingen werden steeds complexer. FOOX onderzocht verschillende standaardoplossingen voor de groothandel, maar besloot uiteindelijk samen met de voorloper van Magic Software een applicatie te ontwikkelen die specifiek aansloot op de eigen processen. De uitdaging ging daarbij verder dan het vervangen van bestaande software. FOOX had behoefte aan een platform dat langdurig mee kon bewegen met de organisatie.

De belangrijkste uitdagingen:

• Bedrijfsprocessen samenbrengen binnen één centrale applicatie
  • Software snel kunnen aanpassen aan veranderingen in de markt
  • Nieuwe vestigingen en activiteiten kunnen toevoegen
  • Logistieke processen steeds verder digitaliseren en automatiseren
  • Voldoen aan veranderende eisen vanuit overheid, certificeringen en ketenpartners
  • Nieuwe functionaliteiten kunnen ontwikkelen zonder lange releasecycli
  • Continuïteit waarborgen binnen bedrijfskritische processen

De keuze viel daarom niet op een statisch standaardpakket, maar op een applicatie die samen met de organisatie kon blijven ontwikkelen.

De samenwerking tussen FOOX en Magic Software gaat inmiddels meer dan twintig jaar terug. Wat begon met de ontwikkeling van de eerste versie van Magic Trade, is uitgegroeid tot een structureel ontwikkelpartnerschap. FOOX neemt wekelijks SLA-uren af. Daarbij is een specialist van Magic Software op locatie aanwezig om wensen en ontwikkelingen te bespreken. Daarnaast wordt wekelijks tijd gereserveerd voor de daadwerkelijke ontwikkeling.

Dat directe contact is belangrijk. De ontwikkelaars leren niet alleen welke functionaliteit FOOX nodig heeft, maar ook waarom een proces op een bepaalde manier werkt. Die kennis is in de loop der jaren steeds verder opgebouwd. Volgens Marco van der Wolf zijn er twee mensen die de applicatie volledig van binnen en buiten kennen: hijzelf en Chris Bailey van Magic Software.Wanneer aanvullende expertise nodig is, kan bovendien worden teruggevallen op andere specialisten binnen Magic Software. Afhankelijk van het vraagstuk worden collega’s met kennis van bijvoorbeeld webtechnologie, databases of andere technische disciplines betrokken. “Snel, betrouwbaar en korte lijnen. Als we ergens tegenaan lopen, kunnen dingen snel worden aangepast. Magic denkt mee, kan snel programmeren en kan snel schakelen.”

De ontwikkeling van Magic Trade stopt niet. Logistiek verandert voortdurend, net als wetgeving en eisen vanuit leveranciers en andere ketenpartners. FOOX blijft daarom samen met Magic Software kijken naar manieren om bedrijfsprocessen verder te verbeteren.

Daarbij wordt regelmatig opnieuw gekeken naar bestaande werkwijzen: is een proces nog efficiënt, sluit het nog aan bij de praktijk en kan het slimmer worden ingericht?Ook nieuwe technologieën staan op de agenda. FOOX onderzoekt bijvoorbeeld mogelijkheden voor verdere automatisering binnen logistieke processen en kijkt naar toepassingen van AI voor onder andere besteladviezen. De basis blijft hetzelfde als bij de start van de samenwerking: nieuwe behoeften vertalen naar praktische software die daadwerkelijk aansluit op de dagelijkse operatie. Na ruim twintig jaar is Magic Trade daarmee geen afgerond softwareproject, maar een bedrijfsapplicatie die samen met FOOX blijft ontwikkelen.